domingo, 27 de febrero de 2011

Clasificación de documentos interna y externa

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNA Y EXTERNA
Oficio:
El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
ESTRUCTURA
 1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
 2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos.
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
 4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle, Me es muy grato comunicarle,  Tengo el honor de dirigirme, etc.
7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas.
8.-Firma y posfirma. Firma:- Se escribe la rúbrica a mano:
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el  cargo que le distingue, más el sello respectivo.
9.-Iniciales.  10.-Anexo  11.-Distribución.


Circular:
Una circular es una ordén o conjunto de instrucciones de carácter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorias sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas.
El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:
Ofrecer los servicios de algún negocio
Dar a conocer un nuevo producto
Enviar lista de productos y precios
Remisión de catálogos
Avisos al personal (internos)
Invitaciones, etc.

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:
Apertura de negocio
Cambio de domicilio
Establecimiento de una sucursal
Nombramiento de apoderado
Traspaso de negocio
Clausura
Liquidación o quiebra de empresa
Constitución de una sociedad

Memorándum:
La palabra "memorándum" es un cultismo reciente que nos llega del latín. Significa "algo que hay que recordarse". Se refiere a una nota escrita, menos formal que una carta.
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.
Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:
El nombre de la persona a quien va dirigido.
El nombre del remitente.
La fecha.
El asunto.
El texto.
Y la firma del remitente.
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.




Convocatoria:
LLamado oficial hecho por la autoridad competente a los interesados o afectados, para que acudan a determinada hora, día y lugar, para un efecto definido.
La palabra convocar proviene del latín  convocare. Significa, citar, llamar a una ó más personas para que concurran a un lugar ó acto determinado. También se refiere al anuncio, escrito o documento con que se convoca a personas, instituciones, organizaciones, clubes, etc. a participar en algún evento, contienda, concurso, certamen, competencia, etcétera.
 Son sinónimos de  convocatoria, aviso, decreto, nota, cartel, cita, citación, llamamiento, emplazamiento, etc. En inglés se utiliza para convocar las voces, notification ó 
announcemet public.


Acta de junta (minuta):
Formulario mediante el cual se establece que todos los acuerdos a los que se llegue en la Junta de Propietarios deben plasmarse en acta, firmada por el Presidente y el Secretario/Administrador dentro de los diez días naturales siguientes a la celebración de la Junta, debiendo registrarse en el Libro de Actas de la Propiedad.
Informes:
Documento emanado de una comisión que contiene un resumen del debate y la proposición dirigida a la Sala, de aprobar un determinado proyecto de ley (que también se incorpora al informe), o de rechazarlo, en su caso.
Estudio o balance que se realiza sobre las operaciones de un negocio, empresa o persona natural.
Comunicado oral o escrito en el que se dan a conocer ordenadamente los resultados de una investigación o de un trabajo. Pasos en la elaboración de un informe:
a) Fijar el tema y los puntos principales de su desarrollo. Conviene preparar un guión.
b) Información en documentos, libros, entrevistas, cuestionarios, etc.
c) Seleccionar la información.
d) Exponer con claridad, por escrito u oralmente, los datos e informaciones y conclusiones. Esta exposición debe comprender un planteamiento, su 
desarrollo y la conclusión.




Carta comercial:
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
·         El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

·         El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

·         El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

lunes, 7 de febrero de 2011

Definiciones: Correspondencia, documento, archivo, registro

Definiciones:

·       
     ·        Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
ü Comercial: Es la que abarca todos los trámites relacionados con los negocios.
ü Oficial: Utilizada para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y empresas estatales.
ü Particular: Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que desempeña.
ü Privada: es de asuntos familiares, afectivos o sociales.



    
      ·       Documento: Es una carta, diploma o escrito que se ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. Es un escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.




         ·       Archivo: Sitio en el cual se custodian o guardan documentos.
Conjunto ordenado de documentos producto de la actividad ejercida por una persona o 
institución.



·       Registro: Se le llama registro al acto de resguardar información para que quede marcada, a fin de que en un futuro, de ser necesario su uso o consulta, pueda encontrarse con mayor agilidad, para poder registrar un documento es necesario tomar un sistema archivista, es decir, tomar en cuenta un dato o característica de los documentos para poder registrar por iguales.

jueves, 4 de noviembre de 2010

Comparación de libros

Como era de esperar, se encuentran diferencias en los libros que manejamos para tocar el tema de la Dirección de una empresa.
Comenzando, ambos autores coinciden en que la dirección es la capacidad de coordinar y dirigir las actividades y esfuerzos de los subordinados o trabajadores.
La primera diferencia se encuentra en que, el primer libro (Fundamentos de la administración, trillas) menciona a el liderazgo como un sinónimo de dirección, mientras el segundo libro (copias) lo trata como un elemento de la esta.
El primer libro menciona la importancia de la dirección, destacado por que en ella se logran las formas de conductas más deseables en los trabajadores. Igualmente, este libro menciona los principios de la dirección, en cambio, el segundo libro omite estos puntos.
El primer libro nos habla de las etapas de la dirección, donde nos menciona la toma de decisiones, seguido de la integración, la motivación y sus teorías, la comunicación y sus elementos, tales como autoridad (y sus divisiones), delegación, y el mando, así como la forma de mejorarla, y finalizando con la supervisión, que es el liderazgo pero en un menor rango en la empresa.
A diferencia del segundo libro, que nos habla de los elementos de la dirección, donde comienza por el liderazgo, donde nos detalla los tipos de lideres y poderes que existen, como segundo la motivación, que  en el libro anterior lo menciona como etapa, seguido de la comunicación, que igualmente era mencionado como etapa.
En fin, comparando ambos libros, podemos encontrar grandes similitudes, que a mi parecer, es la información más básica  indispensable. Y las diferencias se hallan en detalles como las etapas y elementos. Pero al fin y al cabo que en ambos se define de forma clara lo que es la dirección, un paso muy importante de la administración.

Conclusión : Dirección de una empresa

Tras leer el tema de la dirección de una empresa y los elementos que la conforman, puedo concluir que la dirección es una capacidad en la que se instruye y motiva a los empleados a realizar sus respectivas actividades para cumplir con el objetivo de la empresa de manera correcta.
Ésta consta de diferentes elementos, uno de ellos es el liderazgo, que se puede definir como la capacidad de ejercer poder sobre un grupo, existe diversos tipos de liderazgo, como lo son el liderazgo autocrático o autoritario, donde solo tiene poder el líder, el  decide como y quienes hacen las actividades, por otro lado está el líder democrático, que es el que toma en cuenta las opiniones de los trabajadores y entre todos toman una decisión, y por ultimo, el líder “déjalo ser”, que se deslinda de toda responsabilidad, y le cede a los trabadores el poder y los problemas a su cargo.
Otro factor importante en la dirección de una empresa es la motivación, esta es definida como el impulso de una persona para entrar en acción, porque desea hacerla para satisfacer sus necesidades. Para que la dirección de una empresa trabaje de la forma más correcta, es importante que cada empleado este cubriendo sus necesidades ya sean fisiológicas, de seguridad, de pertenencia social, de estatus y autorrealización.
Por último, tenemos un elemento muy importante, la comunicación, ésta la definimos como la transferencia de información, ideas, conocimientos o emociones mediante símbolos convencionales. Esta es fundamental para la dirección, Pues a través de ella, se define de forma concreta lo que se quiera expresar, y los trabajadores y gerencia necesitan de ella para compartir y organizar sus actividades.

Dirección de una empresa (Resumen)

La dirección se puede entender como la capacidad de guiar y motivar a los trabajadores para lograr los objetivos de la empresa, al mismo tiempo que se establecen relaciones duraderas entre empleados y la empresa.
La dirección implica el logro de los objetivos con y por medio de personas.
ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN:
LIDERAZGO
 Es la capacidad de persuadir a otro, de buscar con entusiasmo objetivos definidos. La persona que dirige a otras debe tener algo especial que haga que ejecuten lo que ella diga.
Existen diferentes tipos de líderes:
·        Lideres autocráticos y autoritarios. Lo que el jefe dice se hace, y punto. Estos centralizan el poder y la toma de decisiones en sí mismos. Determinan la situación global del trabajo, deciden quienes deben realizarlo tal y como se les ordeno. La principal desventaja es que desagrada a las personas, las cuales suelen sentir que producen porque se les obliga a hacerlo, no acepta opiniones de los empleados.
·        Líderes democráticos. En este caso, el jefe o líder considera la opinión de los empleados y entre todos toman una decisión. Los líderes democráticos descentralizan el poder o la autoridad, a su vez, pueden compartir las responsabilidades con sus empleados. Su preocupación principal son las relaciones humanas. Este tipo de liderazgo puede llevar a consolidar el grupo, pero en ocasiones puede provocar que el proceso de toma de decisiones sea demasiado lentas. El líder y el grupo actúan como una unidad social.
·        Líderes “déjalo ser”. Les dice a sus empleados que resuelvan los problemas como puedan. El jefe o líder que sigue esta forma es el que ya está harto del trabajo, y quiere liberarse de las presiones que el mismo generó. Estos se evitan la responsabilidad y el poder, y dependen fundamentalmente del grupo, dejando que éste determine sus propias metas y resuelva sus problemas.
El liderazgo implica que el líder debe tener poder para lograr ajustarse a las situaciones. Es importante conocer los principales tipos de poder y sus fuentes.
·        Poder personal. El poder personal se origina en cada líder, en forma individual. Se trata de la aptitud de los líderes para obtener seguidores, basándose en su propia personalidad.
·        Poder legítimo.  Este deriva de una autoridad superior.
·        Poder basado en la pericia. Autoridad derivada de la especialización en determinada actividad o área. El que brota del conocimiento de una persona y de la información que tiene sobre un acontecimiento.
·        Poder coercitivo. Este poder tiene su base en la fuerza y en la imposición de castigo o reprimendas contra los trabajadores a fin de que estos realicen sus tareas.

En este punto se determina con exactitud las características del líder.
¿Qué tipo de liderazgo aplicar?
¿Qué tipo de líder ser?
¿Qué características debe tener el líder?
¿Cuáles son las necesidades de los empleados?

MOTIVACIÓN:
La motivación es el impulso de una persona para entrar en acción, porque desea hacerlo para satisfacer sus necesidades. Es decir, consiste en encontrar las necesidades de un trabajador y de ayudarlo a satisfacerlas, para que se sienta con ganas de trabajar.
Por lo general, los hombres tienen una escala de necesidades.
1)     Alcanzar satisfacciones básicas (salario suficiente para sus requerimientos básicos como alimentos ropa, etc.)
2)     Obtener seguridad (seguro social, programa de jubilación, etc.)
3)     Lograr apoyo social (amigos dentro de la empresa, ser parte del grupo donde trabaja)
4)     Sentirse importante, y que los demás se lo reconozcan.
5)     Aprender  más sobre el trabajo y realizarse.
Jerarquía de las necesidades de Maslow. Maslow señala que las necesidades pueden ser:
Ø Fisiológicas
Ø De seguridad
Ø De pertenencia social
Ø De estatus
Ø De autorrealización

 COMUNICACIÓN:
la comunicación, es el traspaso de información, ideas, conocimientos o emociones mediante convencionales, lo que proporciona el entendimiento entre una persona y otra.
Las organizaciones no pueden existir sin comunicación. Si esta no se produce, los empleados no sabrían que hacen sus compañeros, la gerencia no recibe entradas de información que se maneje en la empresa sea verdadera y se use para llevar a cabo el trabajo.
El método mediante el cual el emisor se pone en contacto con el receptor por medio de un mensaje, es el siguiente:
a) Elaboración de una idea
b) Codificación
C) Transmisión
d) Recepción
e) Decodificación
f) Uso
Barreras de la comunicación
Son las interferencias que limitan la comprensión del receptor.
·        Barreras personales. Surge debido a emociones humanas, valores o hábitos de escucha deficientes.
·        Barreras físicas. Son las que ocurren en el ambiente en que se desarrolla. Una barrera típica es el ruido,  la distancia entre las personas, etc.
·        Barreras semánticas. Se originan en las limitaciones de los símbolos utilizados en la comunicación. Palabras con diferentes significados.

Técnicas para una comunicación efectiva:
·        Retroalimentación
·        Uso de comunicación cara a cara
·        Lenguaje simple
·        Uso correcto de la redundancia
·        Comunicación de apoyo

viernes, 27 de agosto de 2010

Definiciones

Objetivo: Meta o finalidad a cumplir para lo que se disponen medios determinados.

Procedimiento: Serie de pasos definidos para realizar un trabajo.

Métodos: El medio utiliado para llegar a un fin.

Organización: El acto de coordinar, disponer y ordenar  los recursos disponibles y las actividades necesarios, de tal manera que se logren los fines propuestos.

Alternativas: Posibilidades de elegir, opciones o soluciones diferentes.

Futuro: Aquello que está por venir.

Desarrollo: Acción y efecto de  desenvolverse o desenvolver algo.

Elección: Opción que se toma entre varias alternativas.

Proceso: La acción de ir hacia adelante, al transcurso del tiempo, al conjunto de fases sucesivas.

Acción: El ejercicio de la posibilidad de hacer o el resultado de este hacer.

Pasos: Trámites que se realizan para conseguir algo.

Determinación: Establecimiento o definición de las características de alguna cosa.

Política: Actividad orientada en ideologicamente a la toma de decisiones de un grupo para lograr objetivos.

Problemas: Cuestión o asunto que requiere solución.

Resultado: La obtención de una respuesta.

Información: Conjunto organizado de datos.

Formulario: Conjunto de reglas preestablecidas que han de seguirse de manera odenada para representar algo.

Meta: Fin u ubjetivo de una acción o plan.

Conclusión de "Trabajo en Equipo"

A mi opinión, un equipo se define como el conjunto de individuos que trabajan de manera interdependiente, teniendo un contacto entre sí, donde los mismos miembros construyen sus objetivos y participan en el proceso de logro de estos, trabajando de forma coordinada, entusiasta y efectiva, habiendo retroalimentación y existiendo un apoyo mutuo para el bien del proyecto. Debe presentar las sig. características:

*El equipo debe tener en mente un objetivo para lograr en el futuro, así mismo pensando en el proceso para alcanzarlo.

*Desarrollar diversas competencias.
*Estructurar, planear y definir todas las actividades.
*Repartir razonablemente las tareas.
*Crear un liderazgo que fomente la interacción entre los miembros.
*Indispensable una buena comunicación creando un espacio de confianza y aceptación.
*Concentración en cada actividad, para obtener una respuesta rápida y eficiente.
*Generar sinergia, es decir, que el resultado final del trabajo en conjunto, sea mayor que hecho por partes individuales.

Para lograr la efectividad del equipo, debe existir la motivación. Esta se puede alcanzar de diferentes maneras: creando un ambiente grato, que los integrantes interactúen, muestren interés en los objetivos personales de los compañeros, dedicar el debido tiempo a las capacitaciones, etc.

Cabe destacar un elemento muy importante en proceso de trabajo; la comunicación. Esta se da en sencillos pasos.

El hecho de trabajar en equipo presenta grandes ventajas tanto grupal como individualmente. Una de las más importantes es la distribución de tareas, este nos da la oportunidad de desarrollar las investigaciones mas completas, y que cada sección se vea desenvuelta más a fondo. Otra ventaja es el hecho de que el equipo coordine sus esfuerzos para lograr las metas, que serán mas completas. Igualmente es benéfica la existencia de diversidad, que incrementa el valor del resultado final. Además, el trabajo en equipo hace que los individuos se involucren directamente en el resultado y tomen la iniciativa de aportar ideas a los labores de equipo.

Como en todo, también el trabajo en equipo presenta un número de desventajas:

*Lentitud: el organizar un equipo y todo lo que implica requiere de tiempo
*Integración del equipo: Suele pasar que el equipo no esté del todo integrado, lo que afecta en la toma de decisiones, al momento de llegar a un acuerdo en conjunto.
*Discusión: Varios miembros intentan dominar la discusión del grupo, lo que provoca hostilidad.
*Responsabilidad: suele ser abandonada por algunos miembros, y queda limitado a las acciones de un individuo.
*Impuntualidad.