domingo, 27 de febrero de 2011

Clasificación de documentos interna y externa

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNA Y EXTERNA
Oficio:
El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
ESTRUCTURA
 1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
 2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos.
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
 4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle, Me es muy grato comunicarle,  Tengo el honor de dirigirme, etc.
7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas.
8.-Firma y posfirma. Firma:- Se escribe la rúbrica a mano:
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el  cargo que le distingue, más el sello respectivo.
9.-Iniciales.  10.-Anexo  11.-Distribución.


Circular:
Una circular es una ordén o conjunto de instrucciones de carácter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorias sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas.
El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:
Ofrecer los servicios de algún negocio
Dar a conocer un nuevo producto
Enviar lista de productos y precios
Remisión de catálogos
Avisos al personal (internos)
Invitaciones, etc.

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:
Apertura de negocio
Cambio de domicilio
Establecimiento de una sucursal
Nombramiento de apoderado
Traspaso de negocio
Clausura
Liquidación o quiebra de empresa
Constitución de una sociedad

Memorándum:
La palabra "memorándum" es un cultismo reciente que nos llega del latín. Significa "algo que hay que recordarse". Se refiere a una nota escrita, menos formal que una carta.
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.
Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:
El nombre de la persona a quien va dirigido.
El nombre del remitente.
La fecha.
El asunto.
El texto.
Y la firma del remitente.
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.




Convocatoria:
LLamado oficial hecho por la autoridad competente a los interesados o afectados, para que acudan a determinada hora, día y lugar, para un efecto definido.
La palabra convocar proviene del latín  convocare. Significa, citar, llamar a una ó más personas para que concurran a un lugar ó acto determinado. También se refiere al anuncio, escrito o documento con que se convoca a personas, instituciones, organizaciones, clubes, etc. a participar en algún evento, contienda, concurso, certamen, competencia, etcétera.
 Son sinónimos de  convocatoria, aviso, decreto, nota, cartel, cita, citación, llamamiento, emplazamiento, etc. En inglés se utiliza para convocar las voces, notification ó 
announcemet public.


Acta de junta (minuta):
Formulario mediante el cual se establece que todos los acuerdos a los que se llegue en la Junta de Propietarios deben plasmarse en acta, firmada por el Presidente y el Secretario/Administrador dentro de los diez días naturales siguientes a la celebración de la Junta, debiendo registrarse en el Libro de Actas de la Propiedad.
Informes:
Documento emanado de una comisión que contiene un resumen del debate y la proposición dirigida a la Sala, de aprobar un determinado proyecto de ley (que también se incorpora al informe), o de rechazarlo, en su caso.
Estudio o balance que se realiza sobre las operaciones de un negocio, empresa o persona natural.
Comunicado oral o escrito en el que se dan a conocer ordenadamente los resultados de una investigación o de un trabajo. Pasos en la elaboración de un informe:
a) Fijar el tema y los puntos principales de su desarrollo. Conviene preparar un guión.
b) Información en documentos, libros, entrevistas, cuestionarios, etc.
c) Seleccionar la información.
d) Exponer con claridad, por escrito u oralmente, los datos e informaciones y conclusiones. Esta exposición debe comprender un planteamiento, su 
desarrollo y la conclusión.




Carta comercial:
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
·         El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

·         El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

·         El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

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